Polityka prywatności

Do pobrania:

Wersja nr 1.0.0. obowiązująca od 01.06.2022 r.

 

1. Niniejsza Polityka prywatności (nazywana dalej również „Polityką”) zawiera informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez eDev Studio sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie, w tym danych osobowych naszych Klientów i przedstawicieli Klientów. W Polityce znajdą Państwo w szczególności informacje na temat tego: 
a) kto jest administratorem danych;
b) w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane;
c) komu udostępniamy dane;
d) przez jaki okres przechowujemy dane;
e) jakie prawa przysługują podmiotom danych osobowych.
2. Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić pełne bezpieczeństwo przetwarzanych przez nas danych osobowych, jak również aby spełniać wszelkie inne wymogi wynikające z przepisów regulujących kwestię ochrony danych osobowych, w tym w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), czyli tzw. „RODO”.
3. W Polityce „dane osobowe” oznaczają informacje o osobie fizycznej, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji lub identyfikator internetowy. Dane osobowe odnoszą się także do jednego lub kilku szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

§2
(Administrator Danych Osobowych) 

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest eDev Studio sp. z o.o., z siedzibą w Olsztynie, ul. Władysława Trylińskiego 2, 10-687 Olsztyn, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000722653, zwana dalej „Administratorem danych osobowych” lub „Spółką” lub „my”. Do Spółki należą takie marki handlowe, jak EDS CONTROLLERS, Ambity Line, w tym powiązane z nimi kanały komunikacji (strona internetowa, poczta, itp.), pod którymi lub za pośrednictwem których, Spółka również może pozyskiwać dane osobowe.
2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, pod adresem e-mail: az2vt0ikdmin@edev-studio.com. Oczywiście możesz kontaktować się w inny sposób, jednak może to wydłużyć czas oczekiwania na naszą odpowiedź lub podjęcie właściwych działań. Jeżeli korzystasz z innych form komunikowania się z nami, w sprawach związanych z administrowaniem danych osobowych, powinieneś zadbać o właściwe oznaczenie komunikatu, tak byśmy mogli skierować Twój komunikat do właściwej osoby merytorycznie zajmującej się tymi sprawami.

§3
(Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych oraz okres ich przetwarzania)

1. Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. 
2. Cel przetwarzania danych to powód, dla którego przetwarzamy Twoje dane osobowe. Jeżeli będziemy chcieli przetwarzać Twoje dane osobowe dla innych celów, niewskazanych poniżej, zostaniesz o tym odrębnie poinformowany. 
3. Cele w jakich przetwarzamy Twoje dane osobowe to:
3.1. Przygotowanie oferty:
a) dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu zrealizowania Twoje zapytania dotyczącego naszej oferty oraz ewentualnego ustalania szczegółowych warunków współpracy,
b) udzielanie odpowiedzi na zapytania od Ciebie jako potencjalnego Klienta oraz prowadzenie rozmów czy korespondencji dotyczących przyszłej współpracy jest naszym prawnie uzasadnionym interesem, który uzasadnia przetwarzanie danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (podstawę tę nazywać będziemy dalej: naszym prawnie uzasadnionym interesem). Twoje dane osobowe mogą być także przetwarzane w celu zawarcia pomiędzy nami umowy; w takim przypadku postawą przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
c) długość okresu przetwarzania danych: dane osobowe będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od nadesłania zapytania, chyba że podjęte zostaną czynności zmierzające do zawarcia umowy. W takim przypadku dane przetwarzane będą na zasadach dotyczących przetwarzania danych osobowych  Klientów Spółki lub przetwarzania danych osobowych przedstawicieli Klientów Spółki.
3.2. Zawarcie, należyte wykonanie, rozwiązanie umów lub inne czynności niezbędne do realizacji zawartej umowy/realizacji zamówienia (w przypadku Klientów Spółki):
a) dane osobowe będą przetwarzane w celu zawarcia pomiędzy nami a Tobą umowy,  jak również w związku z wszelkimi czynnościami mającymi na celu przygotowanie do zawarcia umowy, realizacji umowy/zamówienia, serwis, rozpatrywania reklamacji, rozwiązania umowy, archiwizacji, a także wykonania innych czynności prawnych związanych z umową,
b) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy,
lub
art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody - jeżeli podałeś nam również imię i nazwisko, uznajemy, że wyraziłeś zgodę na przetwarzanie również tych danych,
lub
art. 6 ust. 1 lit f RODO , który pozwala przetwarzać dane osobowego w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń cywilnoprawnych, obrony przed takimi roszczeniami, jak również w celu zabezpieczenia się na wypadek ewentualnej kontroli ze strony organów administracji skarbowej (podstawę tę nazywać będziemy dalej „naszym prawnie uzasadnionym interesem”); nasz prawnie uzasadniony interes polega na zapewnieniu możliwości podejmowania skutecznych działań w celu ewentualnego dochodzenia przysługujących nam w stosunku do Ciebie roszczeń, ewentualnej obrony przed roszczeniami, które mogą zostać do nas skierowane, jak również zapewnienia możliwości wykazania, że Umowa rzeczywiście była realizowana,
c) długość okresu przetwarzania danych: dane osobowe będą przechowywane przez okres wykonywania Umowy, a także po jej zakończeniu – do czasu ustania po naszej stronie obowiązku archiwizowania dokumentów związanych z zawarciem lub wykonywaniem Umowy, przedawnienia wzajemnych roszczeń pomiędzy nami a Tobą lub przedawnienia zobowiązań podatkowych pozostających w związku z Umową (w zależności od tego, która ze wskazanych okoliczności zaistnieje później).
3.3. Wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym czynności rachunkowe i podatkowe:
a) dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji przez nas obowiązków wynikających z przepisów obowiązującego prawa, w szczególności przepisów o rachunkowości oraz przepisów podatkowych (jeżeli otrzymane dane osobowe będą widniały w dokumentach księgowych),
b) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów prawa,
c) długość okresu przetwarzania danych: do czasu wypełnienia przez Spółkę, obowiązków określonych w poszczególnych przepisach prawa.
3.4. Ustalenia, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami:
a) dane osobowe będą przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub  obrony Spółki przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich,
b) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli przetwarzający posiada w tym prawnie uzasadniony interes,
c) długość okresu przetwarzania danych: do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółki stanowiących podstawę tego przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, nie dłużej niż przez okres 10 lat, a w przypadku, gdy toczy się spór lub trwa postępowanie, w szczególności sądowe, okres przechowywania będzie liczony od dnia zakończenia sporu lub prawomocnego zakończenia postępowania.
3.5. Realizacja komunikacji lub dostarczania usług za pośrednictwem stron internetowych Spółki:
a) dane osobowe będą przetwarzane w celu umożliwienia komunikacji lub dostarczania usług za pośrednictwem stron internetowych Spółki,
b) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy,
lub
art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli przetwarzający posiada w tym prawnie uzasadniony interes,
c) długość okresu przetwarzania danych: przez okres prowadzonej komunikacji lub dostarczania usług, nie później niż do złożenia skutecznego sprzeciwu,
lub
przez okres do czasu zakończenia umowy, a po tym czasie, w innych zgodnych z prawem celach, związanych z umową np. okres zabezpieczenia ewentualnych roszczeń tj. 10 lat.
3.6. Marketing produktów i usług Spółki:
a) dane osobowe będą przetwarzane  w celach marketingowych Spółki, w szczególności w celu  przekazywania, wyświetlania lub przesyłania informacji handlowych za pomocą tradycyjnej poczty lub w przypadku uzyskania stosownej zgody, również poprzez urządzenia komunikacji elektronicznej lub telefonicznej,
b) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli przetwarzający posiada w tym prawnie uzasadniony interes,
c) długość okresu przetwarzania danych: do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, bądź do czasu wygaśnięcia umów ze Spółką.
3.7. Realizacja działań prowadzonych na podstawie udzielonych zgód:
a) Dane osobowe będą przetwarzane w celu radiacji działań, na które wyraziłeś zgodę; chodzi tu o wszelkie dane, jak np. marketing usług i produktów firm współpracujących ze Spółką, przy czym w każdym przypadku uzyskiwana zgoda będzie wskazywała m.in. cel przetwarzania danych, który chcemy w oparciu o tą zgodę realizować,
b) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody,
c) długość okresu przetwarzania danych: do czasu wycofania udzielonych zgód.
3.8. Pozostałe cele realizowane w ramach tzw. uzasadnionego interesu:
a) chodzi tu o wszelkie dane w odniesieniu, do których zidentyfikowano uzasadniony interes Spółki, przy czym uzasadnienie każdorazowo musi brać pod uwagę:
- związki między celami, w których zebrano dane osobowe, a celami zamierzonego dalszego przetwarzania,
- kontekst, w którym zebrano dane osobowe, których dane dotyczą, a Spółką,
- charakter danych osobowych, 
- konsekwencje zamierzonego przetwarzania,
- istnienie odpowiednich zabezpieczeń ich przetwarzania,
b) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli przetwarzający posiada w tym prawnie uzasadniony interes, np. w celu dowodowym na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym,
c) długość okresu przetwarzania danych: do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółki stanowiących podstawę tego przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, nie dłużej niż przez okres 10 lat. W przypadku, gdy toczy się spór lub trwa postępowanie, w szczególności sądowe, okres przechowywania będzie liczony od dnia zakończenia sporu lub prawomocnego zakończenia postępowania.
4. Przetwarzane przez nas dane osobowe pozyskujemy:
a) bezpośrednio od Ciebie - dane, jakie podajesz nam składając zamówienie lub kontaktując się nami, np. za pomocą formularza kontaktowego, e-mailem lub telefonicznie,
b) pośrednio od Ciebie – dane, jakie dostarczają nam narzędzia lub środki komunikacji przy okazji przekazywania nam danych pozyskiwanych bezpośrednio od Ciebie lub w trakcie Twojej aktywności na naszej stronie internetowej, np. dane, jakie rejestruje nasz serwer,
c) z ogólnodostępnych źródeł publicznych, np. rejestry KRS, CEIDG, Twoja strona www.
5. W zależności od relacji, jakie łączą nas z Tobą, na potrzeby związane z osiągnięciem ww. celów, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
a) dane osobowe (np. imię i nazwisko, adres zamieszkania/zameldowania),
b) dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, numer fax, adres korespondencyjny, numer klienta),
c) dane identyfikacyjne (np. numer dowodu osobistego, PESEL, adres IP),
d) dane kontraktowe (np. numer zlecenia, szczegóły zawartych umów i przebiegu ich realizacji),
e) dane transakcyjne (np. numer rachunku bankowego, dane znajdujące się na wyciągach bankowych potwierdzających transakcję),
f) dane dostępne publicznie (np. dane pozyskane z KRS, CEIDG),
g) dane audio-wizualne (np. dane związane z nagrywaniem rozmów dla celów bezpieczeństwa i dowodowych),
h) dane o aktywności na witrynie internetowej (np. data i godzina odwiedzin strony, informacje o systemie operacyjnym, przybliżona lokalizacja, informacje o przeglądarce internetowej, czas spędzony na stronie, odwiedzone podstrony).

§4
(Wymóg podania danych osobowych)

1. Podawanie danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Twojej decyzji, jest jednak warunkiem zawarcia lub wykonania Umowy.
2. Nie podanie danych osobowych uniemożliwi nam podjęcie czynności, których od nas oczekujesz, takich jak kontakt z Tobą celem przygotowania i prezentacji oferty, dokonanie transakcji handlowej, podejmowanie czynności związanych z realizacją zamówienia, obsługą posprzedażową, w tym serwisową i gwarancyjną.

§5
(Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie)

Na podstawie Twoich danych osobowych nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.

§6
(Odbiorcy danych osobowych)

1. Twoje dane osobowe są nam potrzebne zarówno do czynności wykonywanych przez nas samodzielnie, jak również do czynności wykonywanych we współpracy lub przez inne podmioty.
2. Dostęp do Twoich danych osobowych, wewnątrz struktury organizacyjnej Spółki, będą mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki i tylko w niezbędnym zakresie.
3. W pewnych sytuacjach Twoje dane osobowe mogą być ujawniane odbiorcom poza strukturą organizacyjną Spółki. Zawsze w takiej sytuacji dokładnie sprawdzamy podstawę prawną ujawnienia danych osobowych.
4. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
a) banki, instytucje finansowe lub kredytowe lub inne instytucje, które mogą otrzymać dane osobowe w związku z realizacją stosunków gospodarczych, np. banki pośredniczące w realizacji przelewów,
b) podmioty zajmujące się udostępnianiem informacji gospodarczych i wymianą danych gospodarczych, np. KRD, ERiF,
c) podmioty, którym Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartych umów, np. dostawcy przesyłek kurierskich,
d) autoryzowani dystrybutorzy oferty produktowej Spółki, którym Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartych umów handlowych,
e) podmioty świadczące usługi telekomunikacyjne i pocztowe,
f) podmioty świadczące usługi kadrowo-księgowe, np. biuro rachunkowe,
g) podmioty świadczące usługi doradcze np. firmy audytorskie,
h) podmioty przetwarzające dane w celu windykacji należności lub prowadzenia zastępstwa procesowego np. kancelarie prawne,
i) podmioty, wobec których otrzymaliśmy Twoją zgodę na udostępnienie im i przetwarzanie Twoich danych osobowych,
j) organy publiczne, instytucje lub podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

§7
(Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych)

Spółka nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, w tym nie korzysta z zewnętrznych zasobów technicznych do ich przechowywania zlokalizowanych poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym.

§8
(Twoje prawa)

1. Masz prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych, ich sprostowania oraz usunięcia, a także ograniczenie przetwarzania.
2. Jeżeli przysługują Tobie dodatkowe prawa (np. prawo do przenoszenia danych lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania), informację na ten temat znajdziesz powyżej w odpowiedniej dla Ciebie klauzuli informacyjnej.
3. Masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku przetwarzania ich w celu realizacji uzasadnionego interesu Spółki. Jednocześnie informujemy, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że istnieją prawnie uzasadnione podstawy do ich przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Twoich interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Powyższe prawo odmowy nie dotyczy sprzeciwu wnoszonego wobec przetwarzania Twoich danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji, po otrzymaniu sprzeciwu, zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu. Ponadto, sprzeciw w odniesieniu do przetwarzania danych w celach marketingowych nie wymaga uzasadnienia.
4. Masz prawo do otrzymania od Spółki swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie oraz przenoszenia danych osobowych do innego administratora. W przypadku przeniesienia danych, z uwagi na inne przepisy prawa, może być wymagane uzyskanie Twojej zgody lub innej osoby lub spełnienie innych warunków wymaganych tymi przepisami.
5. W przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, przysługuje Ci prawo do cofnięcia udzielonych zgód na poszczególne cele przetwarzania, w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, realizowanego do czasu wycofania zgody.
6. Jednocześnie informujemy, że wymienione prawa mogą być ograniczone lub uwarunkowane z mocy prawa, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić ich spełnienia. Każda odmowa jest jednak poprzedzona dokładną analizą i oceną danego przypadku.

§9
(Prawo do wniesienia skargi)

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (strona www z danymi kontaktowymi: https://uodo.gov.pl/p/kontakt )